وذلك وفقًا للترتيب التالي:-

 

أولًا: صرف الأوراق للطلاب:

 

1ـ الأوراق التي يتم صرفها للطلاب: سيقوم مكتب التنسيق بصرف مظروف به دليل القبول متضمنًا طلب الالتحاق (أول ورقة بالدليل)، ودليل المعاهد الخاصة، بالإضافة للرقم السري، الذي سيقوم الطالب باستخدامه في تسجيل رغباته على الإنترنت وذلك وفقًا لما سيتم بيانه بعد.

 

2ـ أماكن الصرف: سيقوم مكتب التنسيق، بصرف الأوراق من خلال مقره بالقاهرة وفرعية بمدينتي الإسكندرية وأسيوط.

 

3ـ مواعيد صرف الأوراق: سيكون صرف الأوراق للطلاب في المواعيد التي تحدد لذلك طبقًا للبيان الصحفي الذي يصدر عن مكتب التنسيق بهذا الشأن، وذلك يوميًا من التاسعة صباحًا حتى الثالثة مساءً، طوال فترة صرف الأوراق بما في ذلك أيام الجمع والعطلات الرسمية.

 

4ـ طريقة صرف الأوراق: سيخصص مكتب التنسيق في مقره الرئيسي وفرعيه بالإسكندرية وأسيوط لجان (نوافذ) لصرف أوراق الشهادات المعادلة موزعة وفقا للدولة الحاصل منها الطالب على الشهادة وعلى كل طالب أن يلتزم باللجنة المخصصة(النافذة) دون غيرها مع مراعاة أن هناك مظاريف خاصة للشهادات المعادلة(علمي - أدبي).

 

ثانيا: تسجيل الرغبات على شبكة الإنترنت:

 

بعد قيام الطالب بصرف الأوراق، يجب عليه تسجيل رغباته وأيضاً المواد التي درسها والدرجات الحاصل عليها، وذلك على موقع التنسيق الإلكتروني بواسطة الرقم السرى الذى تم صرفه مع الأوراق، ثم عليه استكمال باقي الأوراق والذهاب مرة أخري لمكتب التنسيق لتسليم الأوراق طبقاً للمواعيد التي يحددها ويعلنها مكتب التنسيق

 

ثالثاً: ملء البيانات واستكمال الأوراق: 

 

بعد صرف الأوراق يجب على كل طالب ملء الأوراق التي صرفها من مكتب التنسيق وذلك بكتابة بياناته على المظروف الخاص به واستيفاء البيانات الواردة بطلب الالتحاق، ثم يجب عليه استكمال الأوراق المطلوبة التي تتمثل في:

 

1ـ أوراق مطلوبة من جميع الطلاب المتقدمين (شهادات عربية أو أجنبية):

 

- شهادة النجاح الأصلية "مستوفاة جميع التصديقات"، ولا يقبل صورة ولا صورة طبق الأصل منها، بأي حال من الأحوال.

 

- طلب الالتحاق.

 

- شهادة الميلاد المصرية.

 

- المستند الذي يفيد الإقامة الشرعية (قانونية وفعلية) للطالب وولي أمره من البلد الحاصل  منها الطالب على الشهادة الثانوية خارج جمهورية مصر العربية، وذلك خلال مدة الدراسة التي تمنح الشهادة الثانوية على أساسها ويحسب منها المجموع الاعتباري لدرجات الطالب، من خلال تقديم إقامة فعلية موثقة من المستشار الثقافي المصري أو من السفارة المصرية بالدولة المانحة، أو جواز سفر موضحاً به تواريخ الدخول والخروج خلال فترة الدراسة، أو شهادة تحركات موضحاً بها تواريخ الدخول والخروج.

 

- نسخة مطبوعة من ترتيب الرغبات، والمواد التي درسها الطالب، وجميع البيانات التي قام بتسجيلها على شبكة الإنترنت.

 

- بطاقة التسجيل اليدوية التي تم صرفها مع الملف بعد ملئها.

 

2ـ أوراق إضافية خاصة بالطلاب الحاصلين على الشهادات المعادلة العربية:

 

- الطلاب الحاصلين على الثانوية السعودية، يجب عليهم تقديم شهادات الثانوية السعودية مستوفاة جميع التصديقات، بالإضافة إلى شهادة القدرات مطبوعة من الإنترنت.

 

- الطلاب الحاصلين على الثانوية البحرينية، يجب عليهم تقديم شهادات الصفوف الثلاث للمرحلة الثانوية أو شهادتي الصفين الثاني والثالث، والإفادة مستوفاة جميع التصديقات.

 

- الطلاب الحاصلين على الثانوية اليمنية، يجب عليهم تقديم شهادة الإعدادية وشهادات الصفوف الأول والثاني والثالث الثانوي ومستوفاة لجميع التصديقات.

 

3ـ أوراق إضافية خاصة بالطلاب للحاصلين على شهادات أجنبية:

 

- بالنسبة لجميع الطلاب الحاصلين على شهادات أجنبية، عليهم تقديم تسلسل دراسي كامل يفيد إتمام الطالب اثنتي عشرة سنة دراسية بنجاح بداية من الصف الأول الابتدائي حتى حصوله على المؤهل (الشهادة الثانوية)، وأن يكون هذا التسلسل مستوفياً لجميع التصديقات المطلوبة، وفى حالة دراسة الطالب لشهادة الإعدادية المصرية يمكن أن يكتفي بها ويشترط مرور ثلاث سنوات بعدها، مع تقديم شهادات المرحلة الثانوية التي درسها الطالب، وذلك للاطلاع عليها.

 

علمًا بأنه يتم اعتماد كافة الشهادات الثانوية المعادلة (العربية والأجنبية)، من وزارة التربية والتعليم المصرية سواء الممنوحة من المدارس الدولية داخل جمهورية مصر العربية، أو الممنوحة من الخارج، وصدرت قرارات وزارية بمعادلتها، وذلك بخاتم يشمل استيفاء الطالب لكافة متطلبات الحصول على مراحل التعليم قبل الجامعي، وذلك قبل تقديم الأوراق لمكتب التنسيق.

 

4ـ أوراق إضافية خاصة بالطلاب للحاصلين على الدبلومة الأمريكية:

 

- يجب على جميع هؤلاء الطلاب تقديم أصل المؤهل الدراسي (Transcript) لكل صف من الصفوف 10، 11، 12 على حده، ولا يعتد بالشهادات المجمعة للصفوف الثلاثة، إلا إذا كان الطالب قد درس الثلاث سنوات الثانوية في نفس المدرسة، وعليهم أيضًا تقديم ما يفيد دراستهم لهذه الصفوف على النظام الأمريكي على أن تكون هذه الشهادات معتمدة من جهات الاعتماد الدولية المختصة والهيئات التعليمية الأمريكية المرخص لها اعتماد الشهادات التي تصدرها المدارس المختلفة.

 

- بالنسبة للطلاب الحاصلين على الدبلومة من مصر أو أمريكا يجب عليهم  تصديق شهاداتهم من المستشار الثقافي المصري بواشنطن.

 

- بالنسبة للطلاب للحاصلين علي الدبلومة من مدارس بأي دولة أخري(غير مصر وأمريكا)، عليهم تصديق شهادتهم من وزارة الخارجية بالدولة الحاصلين منها على الشهادة ثم توثيقها من السفارة  المصرية، مع ضرورة تقديم إفادة من الأميدايستAMIDEAST، بأن هذه المدارس معتمدة على النظام الأمريكي.

 

- تقديم أصل شهادة الـ(SAT.I)، وأيضًا(SAT.II) لمن أجتاز هذا الاختبار"، على أن يتم تصديق هذه الشهادات من الأميدايستAMIDEAST ، ثم توثيقها من الخارجية المصرية.

 

- يجب تقديم أصل الدبلومة النهائية للاطلاع عليها وصورة منها تحفظ بملف الطالب.

 

- الطلاب الحاصلين على الدبلومة من مدارس داخل جمهورية مصر العربية، فى حالة دراستهم للصفين 10، 11 فى مدرسة غير المدرسة التى حصلوا منها على الصف 12،  عليهم إحضار أصل الشهادة الخاصة بكل من الصفين 10، 11 معتمدة من الإدارة التعليمية التابعة لها المدرسة، مع ضرورة إحضار خطاب من الإدارة التعليمية يفيد دراسته كل صف منهما على النظام الأمريكي، مع التأكيد على أنه لا يعتد بالشهادة المجمعة إلا لسنوات الدراسة التي درسها الطالب بالفعل في نفس المدرسة.

 

- في حالة حصول الطالب على الشهادة الثانوية الأمريكية من مدارس بالولايات المتحدة الأمريكية يشترط أن تكون هذه المدرسة من احدي المدارس الحكومية أو الخاصة والمعتمدة من المؤسسات التعليمية بالولايات المتحدة الأمريكية، مع ضرورة اعتماد الشهادة الأصلية بمعرفة المكتب الثـقـافي المصري بواشنطن والتصديق عليها من الجهات المختصة، علي أن يكون موضحاً بالشهادة مفتاح الدرجات.

 

- الطلاب الحاصلين علي شهادة الثانوية الأمريكية من مدارس خارج جمهورية مصر العربية – عدا الولايات المتحدة الأمريكية - عليهم إحضار خطاب من مركز المصادر التعليمية الأمريكية بالقاهرة (اميدايست) يوضح جهة الاعتماد التعليمية الأمريكية، التي تعتمد نتائج امتحانات وشهادات خريجي هذه المدارس (بما يفيد أن المدرسة معترف بها من هيئة المعادلات الأمريكية).

 

- يراعى عند تقديم أوراق الطلاب الحاصلين على الدبلومة الأمريكية أن تكون متضمنة   Pass Word& User Name الخاصة بشهادة SAT.

 

رابعًا: استلام الأوراق من الطلاب:

 

بعد أن ينتهي الطالب من استكمال الأوراق المطلوبة ، يجب عليه التوجه إلى مكتب التنسيق الرئيسي بالقاهرة أو أحد فرعيه بالإسكندرية وأسيوط، لتقديم أوراقه.

 

علما بأنه سيتم استلام الأوراق من الطلاب خلال مواعيد محددة يتم الإعلان عنها وذلك من خلال بيان صحفي سيتم إصداره ونشره بوسائل الإعلام المختلفة بهذا الشأن ، وذلك من خلال اللجان المخصصة لهذه الشهادات وسيخصص المكتب في مقره الرئيسي وفرعيه بالإسكندرية وأسيوط لجان لتسلم أوراق الشهادات المعادلة موزعة وفقا للدولة الحاصل منها الطالب على الشهادة.،وسيكون استلام الأوراق يوميا من الساعة التاسعة صباحاً حتى الثالثة بعد الظهر خلال الفترة التي حددها المكتب بما في ذلك أيام الجمع والعطلات الرسمية.

 

وعلى كل طالب أن يلتزم بالتقدم عن طريق اللجنة(النافذة) المخصصة للشهادة الحاصل عليها دون غيرها، كما سيكون هناك لجان مخصصة لطلاب الثانوية السعودية(بنين) وأخرى لطالبات الثانوية السعودية(بنات) وعلى الطلاب والطالبات الالتزام باللجان المخصصة لهم، حيث سيتم تخصيص نسبة لكل منهما على حده عند الترشيح.

 

مع العلم أنه لا تقبل الأوراق بالبريد بل يجب أن تقدم باليد، بواسطة الطالب أو ولي أمره أو أحد أقاربه، مع التأكيد على أن تكون الأوراق أصليه فقط.

 

خامساً: أعمال الفحص والمراجعة:

 

بعد استلام الأوراق من الطلاب، سيقوم مكتب التنسيق بتشكيل لجان متخصصة لفحص ومراجعة ملفات جميع الطلاب المتقدمين، وتهدف هذه المراجعة إلى ما يلي:-

 

التأكد من تقدم الطالب بجميع الشهادات والمستندات والأوراق المطلوبة.

 

التحقق من استيفاء هذه الشهادات والمستندات للتصديقات والأختام الضرورية.

 

التأكد من استيفاء الطالب لشروط وقواعد القبول وللمواد المطلوبة.

 

التأكد من أن جميع الأوراق والشهادات التى تقدم بها الطالب أصلية وصحيحة، وفى حالة اكتشاف أن الطالب قد تقدم ببيانات غير صحيحة أو بمستندات مزورة أو أي شهادات قدمت على أنها أصلية ثم تم اكتشاف أنها مصورة على جهاز المسح الضوئي(الإسكانر)، سيتم إيقاف ترشيح الطالب فوراً وسيتم حذف أسمه نهائياً من قوائم الطلاب المتقدمين، وسيقوم مكتب التنسيق باتخاذ الإجراء القانوني المناسب حيال الطالب وولى أمره.

 

التأكد من أن جنسية الطالب مصرية حيث لا يتم قبول الطلاب غير المصريين عن طريق مكتب التنسيق.

 

التأكد من دقة جميع البيانات المسجلة

 

سادسًا: إعلان نتيجة الترشيح:

 

بعد انتهاء أعمال الفحص والمراجعة سيتم إعلان نتائج الترشيح من خلال موقع التنسيق الإلكتروني على شبكة الإنترنت، ويمكن للطالب التعرف على الجهة التي تم ترشيحه إليها(الكلية أو المعهد)  فور إعلان نتائج الترشيح رسميًا، وذلك كما يلي:

 

- النتائج ستكون متاحة علي نفس الموقع الذي قمت بتقديم رغباتك عليه وكذلك الحد الأدنى لكل شهادة.

 

- يقوم الطالب بالدخول على موقع التنسيق الإلكتروني ثم يقوم بإدخال رقم الجلوس فيظهر له الجهة التي تم ترشيحه إليها.

 

- يجب علي كل طالب طباعة بطاقة الترشيح، والتوجه بها إلى الكلية أو المعهد لإتمام إجراءات القيد، إلا إذا كان الطالب يرغب في الاستفادة من التحويلات التي يتيحها مكتب التنسيق لتقليل اغتراب الطلاب.